Varausprosessissa on muutama tärkeä asia, mitkä kannattaa automatisoida. Listaan tässä niistä kuusi.

1. Syötä varattaville ajoille mahdolliset poikkeukset

Voit etukäteen määrittää kauan missäkin työssä tai toimenpiteessä kestää. Toimenpide voi olla esimerkiksi ”Kynsien viilaus” tai ”Takalasin vaihto”. Jos tiedät, että Jenna tekee työn hieman nopeammin tai Mikko nopeammin, niin voit määrittää heille poikkeavan ajan. Tällöin kalenteri varaa automaattisesti juuri sen ajan, joka tekijöillä menee.

2. Sisällytä mahdolliset siivoukset yms toimenpiteiden pituuksiin

Monesti esimerkiksi hierojat vaativat 5-15 min tauon ennen kuin voivat ottaa seuraavan asiakkaan sisään. Hieronta voi kestää 45 minuuttia ja asiakas varaa ”Hieronta, 45 min”, mutta oletkin merkannut työn pituudeksi itsellesi 55min. Näin kalenteri sulkee 55min alkaen varausajan alusta ja sinun ei tarvitse itse aina merkata taukoja manuaalisesti. Voit keskittyä työhösi ja tiedät, että sinulla on tarpeeksi aikaa valmistautua ennen seuraavaa asiakasta.

3. Kirjoita työlle kuvaus valmiiksi

Työlle voit kirjoittaa kuvauksen, jonka asiakas voi lukea varatessaan aikaa. Tällä automatisoit itsesi sekä asiakkaasi toimenpiteitä. Asiakkaan ei tarvitse etsiä tietoa muualta verkkosivuiltasi eikä soittaa tai lähettää viestiä sinulle kysyäkseen. Kannattaa kirjoittaa kuvaus mahdollisimman tarkasti, jotta epäselvyyksiä ei tule.

4. Muista vahvistuviestin tärkeys

Vahvistuviestiä ja sen tärkeyttä ei voi korostaa. Valitettavasti todella moni jättää sen tekemättä riittävän selkeäksi. Vahvistuviestiin kannattaa AINA laittaa kaikki tieto, jotta asiakkaasi löytää ajoissa perille ja osaa valmistautua antamiesi ohjeiden perusteella.

5. Suunnittele työajat ja mahdolliset tauot ajoissa

Tässä on kaksi koulukuntaa ja siksi tämä kohta on vasta numero viisi. Toiset maksimoimat asiakasmäärän pitäälläkalenteria todella pitkälle auki. Sitten lähempänä he lyhentävät aukioloaikojaan, jotta kaikista päivistä ei tule 12 tunnin mittaisia. Toiset taas suunnittelevat työvuoronsa / aikansa, jolloin asiakas voi heille varata omatoimisesti ajan todella tarkasti. He merkitsevät ruokatunnit ja mahdolliset asioiden hoidot ajoissa kalenteriin. Näin ei synny niitä tilanteita, jolloin joutuisit manuaalisesti siirtämään asiakkaan aikaa oman laiskuutesi vuoksi.

6. Anna asiakkaalle mahdollisuus perua aika sähköisesti

Voit halutessasi antaa asiakkaalle mahdollisuuden perua oma aikansa sähköisesti. Näin asiakas voi helposti tehdä itse aikansa siirron eikä sinun tarvitse vaivautua. Voit päättää myös kuinka lähellä varattua aikaa sen voi perua sähköisesti. Monet asiakkaamme pitävät perumislinkkiä voimassa siihen kunnes varattuun aikaan on 48h jäljellä. Sen jälkeen linkki ei toimi ja asiakas joutuu perumaan / siirtämään puhelimitse.

Tässä oli listausta automatisoinneista. Lue täältä juttu siitä, miten superoptimoija käyttää kalenteria.

Miltä tämä kuulostaa?

Tilaat kokeilutunnukset, me autamme sinua käyttöönotossa ja opetamme parhaat tavat käyttää kalenteria. Saat käyttää 20 päivää veloituksetta ja sen jälkeen vain 10 € / käyttäjä / kk. Eikä mitään piilokustannuksia.

Aloita kokeilu ja tilaa tunnukset!